Hướng dẫn sử dụng Excel cơ bản: Copy, paste, cut dữ liệu trong Excel

Excel là ứng dụng văn phòng đã quá quen thuộc với chúng ta. Từ học tập đến công việc, tất cả đều có thể nhờ Excel hỗ trợ thực hiện một cách nhanh chóng và tiện lợi. Một trong những tính năng được sử dụng nhiều nhất phải kể đến đó là thao tác copy. Tuy nhiên, rất nhiều người hiện nay vẫn chưa biết cách copy giữ nguyên công thức trong Excel. Bài viết sau đây sẽ giúp bạn thực hiện thao tác này một cách siêu nhanh và đơn giản.

Cách copy giữ nguyên công thức trong Excel

Để có được kết quả tính toán nhanh và chính xác trong Excel, không thể nào thiếu các thao tác copy và paste. Tùy vào tình huống mà chúng ta sẽ có cách xử lý khác nhau.

Đối với các ô cùng một cột dữ liệu

Sau khi có kết quả của ô thứ nhất, thay vì phải nhập hàm số tính toán cho các ô tiếp theo, bạn  bạn chỉ cần thực hiện các thao tác sau đây:

Bước 1: Bạn click chuột chọn ô cần copy công thức. Đặt con trỏ vào góc phải bên dưới của ô đó cho đến khi xuất hiện hình  dấu cộng

Đặt con trỏ chuột vào góc phải bên dưới ô để  thành hình dấu cộng

Đặt con trỏ chuột vào góc phải bên dưới ô để  thành hình dấu cộng

Bước 2: Bạn nhấn giữ và rê chuột xuống các ô cần tính bên dưới. Bạn sẽ thấy các ô này sẽ có kết quả tính theo công thức như ô đầu tiên nhưng lấy số liệu từ hàng tương ứng với mỗi ô.

Nhấn giữ và rê chuột xuống các ô cần copy bên dưới

Nhấn giữ và rê chuột xuống các ô cần copy bên dưới

Hoặc bạn cũng có thể thực hiện cách thứ hai như sau:

Bước 1: Click chuột vào ô đã có công thức đầy đủ, bấm Ctrl + C hoặc bạn cũng có thể click chuột phải chọn Copy

Bước 2: Bạn bôi đen toàn bộ các ô bên dưới cần phải nhập công thức > Click chuột phải chọn Paste hoặc bấm phím tắt Ctrl + V

Click chuột phải chọn biểu tượng dán hoặc bấm phím tắt Ctrl + V

Click chuột phải chọn biểu tượng dán hoặc bấm phím tắt Ctrl + V

Đối với các ô khác cột dữ liệu

Sau khi đã tính và áp dụng công thức cho toàn bộ một cột dữ liệu, bạn muốn áp dụng công thức này cho một cột khác, bạn thực hiện như sau:

Bước 1: Bôi đen toàn bộ cột dữ liệu chứa công thức tính > Click chuột phải chọn Copy hoặc bấm phím tắt Ctrl + C

Click chuột phải chọn copy hoặc dùng tổ hợp phím Ctrl C

Click chuột phải chọn copy hoặc dùng tổ hợp phím Ctrl C

Bước 2: Bạn đặt trỏ chuột tại ô đầu tiên của cột cần dán > Click chuột phải chọn Paste hoặc dùng phím tắt Ctrl + V.

Với cách copy giữ nguyên công thức trong Excel này, nếu cột dữ liệu gốc có định dạng viền ô.thì cột dán cũng sẽ xuất hiện định dạng như vậy. Để bỏ định dạng này, bạn click vào biểu tượng Paste Options > chọn No Borders. Ngoài ra nếu muốn giữ nguyên độ rộng của cột gốc để áp dụng cho cột này, bạn Click chọn Keep Source Column Widths

Nút No Borders và Keep Source Column Widths

Nút No Borders và Keep Source Column Widths

Xử lý lỗi không copy và dán được trong Excel

Trên thực tế, khi sử dụng bất kỳ ứng dụng nào đều không tránh được tình trạng bị lỗi. Excel cũng là một trong số đó. Nhiều người cho biết mặc dù họ đã áp dụng cách copy giữ nguyên công thức trong Excel như trên nhưng lại không cho ra kết quả. Để xử lý tình huống này, bạn có thể tham khảo các hướng dẫn sau đây

Cách 1: Thiết lập lại các phím tắt

Đôi khi do một vài lỗi ứng dụng mà phím tắt gặp phải vấn đề. Dẫn đến việc thực hiện cách copy giữ nguyên công thức trong Excel bằng phím tắt không được. Để kiểm tra và xử lý, ta thao tác các bước sau:

Bước 1: Bạn vào File > chọn mục Options

Bước 2: Xuất hiện hộp thoại Excel Options > bạn chọn mục Customize Ribbon > nhấn chọn nút Customize

Chọn nút Customize trong Excel Options

Chọn nút Customize trong Excel Options

Bước 3: Trong hộp thoại Customize Keyboard, bạn chọn dòng Home Tab tại ô Categories và chọn Editcopy bên ô Commands. Lúc này nếu bạn không thấy dòng Ctrl + C trong khung Current Keys tức là phím tắt Copy của bạn đang bị lỗi.

Bạn click vào ô Press new shortcut Key. Sau đó bấm tổ hợp phím Ctrl + C, bạn sẽ thấy dòng Ctrl + C xuất hiện trở lại tại mục Current Keys > Tiếp tục nhấn chọn nút Assign > Close để hoàn tất cài đặt.

Sửa lỗi phím tắt nếu cách copy giữ nguyên công thức trong Excel không cho ra kết quả

Cách 2: Chạy Excel không cần Plugins

Nếu đã thử cách trên nhưng vẫn chưa khắc phục được tình trạng lỗi, bạn có thể tiếp tục thử cách tiếp theo này

Bước 1: Nhấn tổ hợp Windows + R, nhập câu lệnh excel/safe > OK. Bây giờ chương trình Excel sẽ được mở ở chế độ Safe Mode và không tiếp tục load thêm Plugin

Nhập câu lệnh vào Run

Nhập câu lệnh vào Run

Bước 2:  Bạn mở lại Excel > vào thẻ File > Options > chọn mục Add-Ins > Bạn chọn COM-Add-ins tại mục Manage ở khung bên trái và nhấn nút Go

Chọn COM Add-ins và Go

Chọn COM Add-ins và Go

Bước 3: Bạn bỏ tick tất cả các dòng có trong ô Add-ins Available rồi chọn OK

Đóng và mở lại file Excel của bạn. Sau đó kiểm tra lại lỗi copy đã được khắc phục hay chưa

Bỏ tick tất cả các dòng

Bỏ tick tất cả các dòng

Tham khảo ngay video mà chúng tôi chia sẻ dưới đây để biết thêm chi tiết nhé!

Copy và dán trong Excel tưởng chừng như đơn giản nhưng nếu làm không đúng cách sẽ không tối ưu hóa được hiệu quả của tính năng này. Hy vọng với hướng dẫn cách copy giữ nguyên công thức trong Excel trên đây, việc tính toán của bạn từ nay sẽ thuận tiện và nhanh chóng hơn. Chúc bạn thành công!