Cần phải biết các kiểu Sao Chép thú vị trong Excel – Copy Paste | Excel cơ bản

Excel là một phần mềm tính toán  nằm trong bộ công cụ văn phòng Microsoft Office. Phần mềm này có rất nhiều tính năng nhằm  hỗ trợ tối đa nhu cầu tính toán cho học tập lẫn công việc. Một trong những tính năng cơ bản của Excel là cho phép người dùng copy giữ nguyên giá trị giữa các ô tính. Vậy bạn đã biết cách copy giữ nguyên giá trị trong Excel này hay chưa?

Tại sao cần phải copy giữ nguyên giá trị khi sử dụng Excel

Copy là tính năng rất hay không chỉ trong Excel mà còn đối với các phần mềm tính toán khác. Bởi nhờ thao tác copy mà người dùng có thể tiết kiệm được rất nhiều thời gian công sức khi cần xử lý nhiều dữ liệu. Tuy nhiên, quá trình thực hiện sẽ luôn xuất hiện các tình huống yêu cầu bạn phải biết cách copy giữ nguyên giá trị trong Excel. Một số trường hợp có thể kể đến như sau:

Giản lược bớt các cột, dòng chứa công thức tính

Các bảng tính Excel phục vụ trong công việc thường bao gồm rất nhiều cột, dòng dữ liệu. Trong quá trình xây dựng các công thức tính có khi còn làm phát sinh thêm một vài cột, dòng số liệu mới. Để giản lược bớt số dòng cột phát sinh đó, thông thường chúng ta sẽ xóa bỏ bớt cho phù hợp với yêu cầu công việc.

Tuy nhiên, nếu theo cách copy paste thông thường, rất có thể những cột, dòng này có liên quan công thức tính ở các cột dữ liệu khác. Vì thế, việc xóa bỏ các dòng này vô tình sẽ làm sai kết quả tính toán của các ô tính đó. Do vậy, nếu biết cách copy giữ nguyên giá trị trong Excel, bạn có thể thoải mái xóa bỏ các cột chứa công thức tính mà không sợ làm thay đổi giá trị của các cột còn lại

Giản lược bớt các hàm số tính toán

Như chúng ta cũng biết, tùy theo yêu cầu tính toán mà Excel sẽ có các hàm số với công thức, cấu trúc khác nhau. Để cho ra kết quả tính toán, không đơn giản chỉ sử dụng một hay hai hàm số đơn lẻ mà phải kết hợp nhiều hàm số với nhau. Để giản lược bớt hàm số, nhiều người chọn cách tính nháp bằng hàm số nào đó.

Sau khi có kết quả sẽ dùng cách copy giữ nguyên giá trị trong excel để nhập vào ô chứa hàm số chính. Nhờ vậy mà chúng ta có thể dễ dàng đơn giản hóa công thức tính mà không làm thay đổi kết quả.

Không muốn copy luôn cả định dạng của ô gốc

Ngoài công thức tính, cách copy thông thường đôi khi còn lấy luôn cả phần định dạng như của phần viền ô, màu chữ số,…Tuy nhiên cột dán lại có yêu cầu định dạng khác, hoặc đơn giản là bạn không muốn sử dụng định dạng của ô gốc cho các ô dán. Vì thế, cách copy giữ nguyên giá trị trong Excel còn giúp bạn tiết kiệm thời gian khi không phải tốn công bỏ hoặc chỉnh sửa lại định dạng của ô gốc.

Hướng dẫn cách copy giữ nguyên giá trị trong Excel

Copy paste tưởng chừng là thao tác cơ bản và đơn giản nhất, tuy nhiên cách copy giữ nguyên giá trị trong excel thì không phải ai cũng nắm rõ. Để copy giữ nguyên giá trị bạn thực hiện các thao tác sau:

Bước 1: Bạn bôi đen cột hoặc dòng cần cần copy. Sau đó bạn click chuột phải chọn Copy. Hoặc bạn có thể bấm tổ hợp phím Ctrl + C

Click chuột phải chọn Copy hoặc phím tắt Ctrl +C

Click chuột phải chọn Copy hoặc phím tắt Ctrl +C

Bước 2: Tiếp theo bạn đặt con trỏ chuột tại vị trí cần dán, click chuột phải và chọn Paste Special. Hoặc bấm tổ hợp phím Ctrl + Alt +V

Click chuột phải chọn Paste Special hoặc bấm phím tắt Ctrl+Alt+V

Click chuột phải chọn Paste Special hoặc bấm phím tắt Ctrl+Alt+V

Bước 3: Xuất hiện hộp thoại Paste Special, bạn tick chuột vào ô Values > OK. Lúc này click vào ô vừa dán bạn sẽ chỉ thấy giá trị đã tính mà không hiển thị công thức cũng như định dạng của ô gốc.

Tick vào ô Value, chọn OK hoàn tất cách copy giữ nguyên giá trị trong Excel

Tick vào ô Value, chọn OK hoàn tất cách copy giữ nguyên giá trị trong Excel

Hướng dẫn cách copy giữ nguyên giá trị và nhập chung vào một cột, dòng dữ liệu khác

Ngoài cách copy giữ nguyên giá trị trong Excel ra thành một cột riêng biệt, chúng ta còn có thể nhập chung (cộng, trừ, nhân hoặc chia) giá trị đó với một cột dữ liệu khác chỉ với thao tác copy. Nhờ tính năng này, người dùng vừa có thể copy giữ nguyên giá trị, vừa giản lược bớt số cột dữ liệu trong bảng tính mà không cần thực hiện thao tác xóa. Tính năng này được sử dụng cụ thể như sau:

  • Bước 1: Tương tự các bước trên, bạn bôi đen cột cần copy, nhấn chuột phải chọn Copy. Hoặc bấm phím tắt Ctrl + C
  • Bước 2: Tại cột chứa dữ liệu cần kết hợp, bạn click chuột phải chọn Paste Special. Hoặc bấm tổ hợp phím Ctrl + Alt + V
  • Bước 3: Xuất hiện hộp thoại Paste Special, bạn tick chọn ô Value

Trong mục Operation bên dưới, bạn tick vào Add ( cộng), Subtract ( trừ), Multiply (nhân) hoặc Divide (chia) giá trị của ô đã copy với ô chứa dữ liệu này. Cuối cùng bạn chọn OK để kết thúc

Cách kết hợp giá trị ô copy với một ô chứa dữ liệu tính khác

Cách kết hợp giá trị ô copy với một ô chứa dữ liệu tính khác

Tham khảo ngay video mà chúng tôi chia sẻ dưới đây để biết thêm chi tiết nhé!

Như vậy chỉ với những thao tác hết sức đơn giản, bạn đã có thể giữ nguyên giá trị từ ô chứa hàm số sang một ô riêng biệt. Hy vọng bài viết hướng dẫn cách copy giữ nguyên giá trị trong Excel trên đây đã hỗ trợ phần nào công việc tính toán của bạn. Chúc bạn thực hiện thành công!